Si bien en Chile, la implementación de “estudios jurídicos 2.0” -es decir altamente tecnologizados- está lejos de tornarse una tendencia creciente como en Estados Unidos, sí es cierto que con más frecuencia son más los estudios nacionales que incorporan a su trabajo diario ciertas herramientas y programas que permiten sistematizar su quehacer diario.

Y es que actualmente existen soluciones informáticas para prácticamente todo. Si hace 20 años, era inimaginable prescindir de la carpeta con la cartera de clientes, compartir documentación con los mismos, llevar el conteo de horas y minutos dedicado a un caso u organizar los procedimientos de cada gestión, hoy es completamente factible y didáctico. Cada vez son más los proveedores de servicios informáticos que han entrado en tierra derecha para el desarrollo de soluciones computacionales para las necesidades legales.

Flujo de documentos

Muchas son las opciones existentes para organizar y seguir dentro del estudio la documentación tanto pública como con grados de privacidad. Una de ellas es Lexflow, un sistema enfocado principalmente a ofrecer un control de todo el camino que recorren diversos documentos. Esto, permite incorporar al sistema cada paso que realizan archivos como alzamientos, cartas de resguardo, cláusulas condicionadas, estudios de título, informes finales, mutuo hipotecario y otros.

Para su correcto funcionamiento, el estudio —al encargar la producción del software para el control de su documentación— debe considerar un paso importante: la planificación de sus propios procedimientos. Esto incluye tanto, las etapas, como los tiempos y las personas responsables.

Es así como el sistema se convierte en una suerte de “pepe grillo” que no sólo lleva el registro de la documentación, sino que además se encarga de recordar insistentemente cuáles son aquellas responsabilidades del propio estudio que están por vencer y también aquellos compromisos de la contraparte prontos a caducar.

Si bien el sistema tiene una estructura predefinida, es posible solicitar el desarrollo de nuevas aplicaciones de acuerdo a las propias necesidades. Es decir, es un formato estándar, pero completamente personalizable. El programa puede quedar totalmente operativo en un mes.

Según Jorge Lasnibat de Informatic y proveedor de Lexflow  una de las aplicaciones más específicas que le han solicitado para agregar al sistema, es el conteo del tiempo dedicado a los clientes, pero no sólo incluyendo las horas sino que necesariamente también los minutos. “Es parte de la especialización y el servicio que cada bufete de abogados necesite dar”, comenta.

Este programa, tiene la opción también de generar un sistema de colaboración entre el propio estudio y el cliente, ofreciendo a este último, por ejemplo, la posibilidad de entrar y revisar en qué va su proceso, cuánto tiempo lleva o quién está a cargo. Eso sí, sin tener la opción de modificar.

Lexflow, además, puede ser administrado por diferentes personas, generando para cada uno, diversos perfiles que determinan el nivel de acceso para cada sección. Entre otras características, el sistema permite controlar cobranzas, tiene recursos propios de una intranet, ofrece un respaldo periódico de las bases de dato y se puede ver desde cualquier dispositivo móvil (iPhone, Blackberry, entre otros).

Para adquirir el producto existen dos modalidades: se vende o arrienda. Jorge Lasnibat, comenta que lo más habitual es que los estudios se inclinen por el arriendo.

La compra del software puede llegar a 1 millón 800 mil pesos. El arriendo, en cambio, contempla el pago de 800 mil pesos por concepto de implementación, más el pago mensual de 3 UF que incluye soporte, mantención, licencia, soporte telefónico y jornadas de capacitación.

Clientes y juicios

Registro de tiempos y facturación, así como seguimiento de juicios son dos de las áreas de trabajo a las que se orienta Lemontech.

Para Ignacio Canals, de Lemontech y proveedor de Thetimebilling.com, es sólo desde hace 5 años atrás que se ha podido ver un cambio importante en el funcionamiento de los estudios, incorporando un modelo de gestión a su trabajo. “Hoy los estudios se piensan y funcionan como una empresa, hace 20 años atrás esto no era así. Es imposible que hoy en día un estudio crezca sin una herramienta de gestión. El orden es los procesos y la transparencia para los clientes son hoy fundamentales”.

Thetimebilling.com, es un sistema que incorpora medición de tiempos, facturación, gastos, rentabilidad y cobranza, todo orientado a la eficiencia de estos procesos y con un especial foco en pantallas amigables que ayuden a que este sistema sea el verdadero panel de control de lo que pasa en el estudio.

El programa se adecua a las estructuras de cada bufete. Permitiendo diferenciar por perfiles a Socios, Jefes de grupos, abogados, administradores y otros. Y programar facturaciones en distintas monedas, idiomas y modalidades como Retainer, Tarifas Planas, CAP, por Hitos (para juicios) y muchas otras.

El sistema puede ser configurado para generar alerta a los abogados que no ingresen horas y cuenta con una pequeña aplicación tipo Messenger que incluye un cronómetro para el ingreso rápido y preciso de tiempos. Ofrece también la visualización de agenda semanal, con horas y observaciones y con la posibilidad de emitir reportes gráficos con comparaciones inmediatas en indicadores como, qué abogado es el más productivo para la organización o qué cliente es el más rentable.

El programa para seguimiento de juicios, por su parte, además de ordenar la información de los movimientos, las fechas, documentos adjuntos, comentarios, etapas pendientes y tareas, también ofrece un sistema de trabajo colaborativo entre todo el equipo a cargo a través de emails diarios, informando al equipo de las novedades de sus juicios.

Posee, además, un procurador virtual que se conecta con el sitio Poderjudicial.cl, anunciando novedades de interés para el equipo de trabajo en particular o para el estudio en general.

Junto con los softwares, el servicio que se entrega también contempla mantención, telefonía, soporte y correo electrónico. Una vez depuradas las necesidades del estudio, el sistema puede estar operativo en un par de semanas.

El valor de este sistema de gestión para un estudio promedio de 50 abogados, es de 30 UF mensuales, dependiendo siempre de la cantidad de usuarios. Para Ignacio Canals, esta modalidad es clave para permitir que estudios pequeños también puedan acceder a tecnología de nivel mundial. También incluye capacitación y permite su acceso desde cualquier dispositivo móvil.

Como un LEGO

Legal IT, es una empresa que recientemente ha incursionado en el desarrollo de software para bufetes legales, dando vida al sistema “Legal IT Apps”, basado en Customer Relationship Management (CRM).

“Nuestro sistema de trabajo funciona bajo la modalidad de ‘LEGO’. Nosotros ofrecemos diversos módulos con soluciones que van desde la organización y control de casos y juicios, hasta la gestión de cobros”, comenta Carlos Madariaga, de Legal IT.

Este sistema está orientado a estudios que requieran llevar un seguimiento ordenado, incorporando o no módulos para complementar la información y haciéndolos interactuar entre sí. Es una estructura moldeable que se va armando de acuerdo a los requerimientos del estudio.

Case Traking, carpeta y archivos, ventas, cobranza y facturación, administración de tareas, gestión de clientes, son algunos de los módulos que pueden incorporarse al software. El último, contempla la posibilidad de gestionar información del cliente, como historial del caso, documentación tramitada, actividades pendientes, llamadas por devolver y encargado de tareas.

Otra de las posibilidades que se ofrecen, es llevar un seguimiento acabado de una “campaña de ventas”, es decir, un sistema donde se pueda conocer con detalle los acercamientos que se han tenido con “posibles futuros clientes”, destacando las oportunidades a desarrollar, los temas de interés, las próximas interacciones, los encargados de llevar adelante la campaña, entre otros.

En esta misma línea, el área de facturación, no sólo lleva las fechas y valores de cobranza, sino que también cuenta con un sistema de alerta ante fechas de vencimientos. De este programa, se puede obtener reportes estadísticos de casos, historiales, llamadas, reuniones, prioridades, estado, tareas y otros.

El sistema se implementa en un mes como máximo, capacitando a las personas para su administración y generando perfiles de acuerdo a lo que cada persona deberá manejar. También se puede administrar el sistema desde cualquier dispositivo móvil, evitando la dependencia al acceso de información desde la oficina.

Al igual que la mayoría de los proveedores de programas para estudios jurídicos, Legal IT,  también ofrece administración de infraestructura, soporte computacional, servicios de correos y documentos y telefonía IP, entre otros. En este caso y en otros, lo principal de todos los servicios ofrecidos es mantener la confidencialidad de la información.

Para adquirir el servicio, se debe cancelar un costo de incorporación de UF75 (1 millón 600 mil aproximadamente), que incluye la puesta en marcha, capacitación y 20 horas de modificaciones al sistema. Y posteriormente, se mantiene un pago mensual que contempla soporte y arriendo del software por UF7,5 (168 mil pesos aprox.) + UF0,25 (5 mil pesos aprox.) por usuario. Los 10 primeros usuarios son gratis.